Cómo reducir los gastos de impresión de la pyme

8 de cada 9 empresas desconoce sus costes de impresión y en determinados sectores, pueden representar una importante partida presupuestaria a final de año. Aproximadamente el 40% de estos gastos podrían reducirse implantando políticas globales de impresión.

¿Cuáles son los costes ocultos de nuestra actual política de impresión? ¿Cómo podemos ahorrar en la adquisición de impresoras y software? ¿Debemos revisar y controlar de cerca nuestros procesos de impresión? ¿Cuál es el mejor método para ahorrar papel, energía, y consumibles? Estás y otras preguntas que muchos pequeños empresarios ya se están haciendo, pueden resolverse implementando una política de impresión.

Beneficios de estas políticas:

Reducir el impacto económico y medioambiental de los procesos de impresión en la empresa de una manera rápida y eficaz.
Establecer políticas de impresión que conducen a un uso racional de los dispositivos disminuyendo los costes de papel y consumibles.
Conocer los métodos que debemos emplear para conseguir una mayor eficacia a través de la “impresión bajo demanda” (tarjeta de presencia, contraseña, buzón virtual etc.)
Analizar el modelo de impresión para optimizarlo basándose en la capacidad de impresión necesaria y la dispersión de los puestos de trabajo.
Conocer las técnicas y herramientas más económicas y eficaces para conseguir una reducción de costes en la empresa (materiales de larga duración, productividad del hardware, flujos de impresión avanzados…)
Estimar las necesidades de impresión en cada área de la empresa e implantar una política de impresión adaptada a las características de cada departamento consiguiendo un aumento de la eficiencia y productividad.
Evaluar la parte del presupuesto que se dedica a cubrir sus gastos de impresión para un mayor control y seguimiento de los gastos, pudiendo establecer una estrategia clara y eficaz.
Evitar los errores más comunes derivados de la mala gestión de las impresiones para conseguir un mayor ahorro de costes, productividad y eficacia.
Analizar, a partir de casos reales, las mejores técnicas para diagnosticar las necesidades de impresión de la empresa y cómo poner en práctica las propuestas de mejora.
Monitoree de 1-500 impresoras y trabajos de impresión desde una única ubicación y envíe alertas por correo electrónico.
Visualice el contenido de trabajos en espera / eliminados / impresos.

Todo esto se logra con un sistema de gestión de control y contador de impresiones

En el mercado existen varias herramientas de software de gestión, que le permitirán monitorear entornos de impresión centralizados para sistemas Windows NT/2000/XP/2003/Vista/2008/Windows 7, tanto con servidor de impresión como sin él. En los entornos de impresión sin servidor, los usuarios envían los trabajos a la impresora directamente a través de la dirección IP de esta última, o a la impresora conectada localmente a la estación de trabajo, en lugar de enviarlos a la impresora común en el servidor.

Este tipo de soluciones de software de gestión de impresión, son sencillos de de usar y le permitirá gestionar, limitar y contar las impresiones, así como supervisar y llevar un registro de todas las actividades de impresión, analizar y monitorizar los costes, facturar los trabajos indicando los códigos del cliente o del proyecto en la estación de trabajo, confirmar y autentificar los trabajos en la estación antes de su impresión efectiva, eliminar el desperdicio de papel y reducir el tiempo de mantenimiento de la impresora.